Las centralitas virtuales se han convertido en una herramienta imprescindible para muchas empresas que buscan mejorar su gestión de comunicaciones de manera eficiente y rentable, pero ¿sabes cómo funciona una centralita virtual o qué ventajas tiene contar con una en tu negocio?
En este artículo, explicaremos en detalle cómo funcionan las centralitas virtuales y cuáles son los principales beneficios que aportan a las empresas hoy día, desde su arquitectura y funcionamiento hasta su impacto en la atención al cliente y la productividad empresarial, descubrirás todo lo que necesitas saber sobre ella y cómo implementarla en tu negocio.
Ahora que ya sabemos un poco acerca de ellas ¿cómo funcionan exactamente?
Las centralitas virtuales, también conocidas como centralitas telefónicas virtuales o PBX virtuales, son sistemas de gestión de comunicaciones que se encuentran en la nube.
A diferencia de las que son físicas tradicionales, las virtuales no requieren de una infraestructura física costosa ni de un técnico especializado para su instalación y mantenimiento. En su lugar, se utilizan servidores remotos que gestionan todas las llamadas, mensajes y correos electrónicos de una empresa.
¿Qué elementos conforman estas centralitas virtuales?
Están compuestas por varios elementos clave que trabajan juntos para permitir que las empresas gestionen sus comunicaciones de forma más eficiente. A continuación, describiremos los principales componentes de la tecnología de las centralitas virtuales:
- Servidores en la nube. La mayoría se ejecutan en servidores alojados en la nube, lo que significa que no se requiere hardware adicional en la oficina. Estos servidores permiten a las empresas acceder a las funciones de la centralita virtual desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
Gracias a este elemento, ahorrarás tiempo y dinero sin darte cuenta.
- Softphones y teléfonos IP. Para poder utilizar este tipo de tecnologías, los usuarios necesitan un teléfono IP (VoIP) o un softphone en su ordenador o dispositivo móvil. Los softphones son programas de software que se ejecutan en el ordenador o dispositivo personal del usuario y permiten hacer y recibir llamadas a través de Internet. Estos programas de software los podrás encontrar a través de Google y no son muy caros, por lo que no tienes que preocuparte demasiado por esa parte.
- Panel de control en línea. Los usuarios de las centralitas virtuales tienen acceso a un panel de control online que les permite configurar y gestionar todas las funciones de esta. A través del panel de control, los usuarios pueden administrar las opciones de menú de voz, las opciones de enrutamiento de llamadas, las opciones de grabación de llamadas, etc. Este componente actúa como el centro de todo el mecanismo, desde él puedes hacer todo lo que necesites relacionado con estas tecnologías.
- Funciones avanzadas. Este tipo de tecnología ofrece una amplia variedad de funciones avanzadas, como la identificación de llamadas, el enrutamiento de llamadas basado en reglas, la grabación de llamadas, la integración con el correo electrónico y el chat, y la personalización de las opciones de menú de voz. Estas permiten a las empresas gestionar sus llamadas de forma más eficiente y mejorar la calidad del servicio al cliente. Esto puede venirle muy bien a tu negocio para aportar una imagen mejor del mismo.
- Escalabilidad. Las centralitas virtuales son altamente escalables, lo que significa que las empresas pueden aumentar o disminuir fácilmente el número de líneas telefónicas según sea necesario. Esto permite a las empresas adaptarse rápidamente a las fluctuaciones en la demanda y evitar pagar por líneas adicionales que no necesitan. De esta forma, se evitarán gastos innecesarios y se puede hacer en cualquier momento.
En resumen, están compuestas por servidores en la nube, softphones y teléfonos IP, un panel de control en línea, funciones avanzadas y escalabilidad. Estos elementos trabajan juntos para permitir que las empresas gestionen sus comunicaciones de forma más eficiente y mejoren la calidad del servicio al cliente.
A pesar de que todo esto pueda parecer algo muy enrevesado, aún faltan cosas por mencionar y que te harán cambiar de opinión, por tanto, pasemos a hablar de cómo funcionan exactamente y cuál es el proceso que siguen este tipo de tecnologías:
El funcionamiento de una centralita virtual es muy sencillo. Cuando alguien llama a la línea telefónica de una empresa, esta se encarga de dirigir la llamada al destino deseado, ya sea una extensión interna, un teléfono móvil o una línea externa. Esto se realiza a través de una serie de reglas de enrutamiento configuradas previamente en la plataforma.
Este tipo de tecnología moderna plantea una serie de ventajas e inconvenientes que te vamos a explicar más detalladamente a continuación.
VENTAJAS:
- Uno de los principales beneficios que suponen para las empresas modernas es la reducción de costos. Al no requerir de una infraestructura física, la implementación y el mantenimiento de estas soluciones son más económicos que las centralitas telefónicas tradicionales. Además, las llamadas entre las extensiones internas de la empresa son gratuitas, lo que reduce significativamente los costos de comunicación.
- Otro beneficio clave es la flexibilidad. Al estar basadas en la nube, estas soluciones pueden ser gestionadas desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto permite a los empleados trabajar de forma remota, sin comprometer la calidad de las comunicaciones de la empresa.
- Asimismo, también ofrecen una mayor eficiencia en la gestión de llamadas. Las funciones de enrutamiento y transferencia de llamadas permiten a los empleados manejar varias llamadas a la vez y dirigirlas al departamento o persona adecuada sin perder tiempo. También es posible configurar horarios de atención, desviar llamadas a móviles o incluso habilitar un chat en línea para atender a los clientes.
- Por último, las centralitas virtuales pueden mejorar la imagen de la empresa. La capacidad de personalizar los saludos y los mensajes de espera, así como la grabación de llamadas, permite a las empresas transmitir una imagen más profesional y cuidadosa con el servicio al cliente.
Lo mencionado en el párrafo anterior, posibilita a la empresa tener un chat en línea que supone otro factor para mejorar el posicionamiento SEO de tu negocio. Cuando ya conoces qué son estas centralitas y cuáles son sus ventajas y estás pensando en implantarlas en tu negocio, resulta bastante importante que también te ayudemos a ello contándote cómo se hace.
Los pasos a seguir son:
- Selecciona un proveedor de centralita virtual. Hay muchos proveedores de servicios de centralita virtual disponibles en el mercado, de hecho en B3C Consultoría somos especialistas en ofrecer servicios de centralitas virtuales a empresas.
- Configuramos tu cuenta. Esto implica proporcionar información básica sobre tu empresa, como el número de teléfono principal, el horario de atención al cliente y los departamentos a los que deben ser dirigidas las llamadas entrantes. Este paso es fundamental para el correcto funcionamiento del sistema, ya que, si en algún punto hay cualquier tipo de fallo, puede suponer ciertas consecuencias en el resto de procesos.
- Personaliza tus opciones de llamada. Desde B3C consultoría te ofrecemos opciones de personalización de llamadas, como la capacidad de grabar mensajes de bienvenida y menús de opciones para los clientes. Configuraremos estas opciones según tus necesidades. Este paso no resulta tan crucial como otros de los ya mencionados, pero es siempre importante tenerlo presente para que puedas cumplir las funciones que quieres cubrir.
- Configuramos tus extensiones. Las extensiones son una forma de organizar las llamadas entrantes en diferentes departamentos o miembros del equipo. Cada extensión tiene un número asociado, lo que permite a los clientes elegir el departamento o miembro del equipo al que desean hablar.
- Configuramos la integración con tu sistema de telefonía actual. Si ya tienes un sistema de telefonía existente, te configuraremos la integración con la centralita virtual. Esto asegurará que todas las llamadas entrantes sean dirigidas a la centralita virtual en lugar de a los teléfonos individuales de los miembros de tu equipo. Hay que tener mucho cuidado, porque hay que ser muy precisos para poder configurar esta integración de forma correcta, aunque en manos de nuestro equipo de profesionales, deja de ser un riesgo.
- Capacitamos a tus empleados. Una vez que hayamos implementado la centralita virtual, informaremos a tus trabajadores de cómo debe hacerse uso de ella. Esto incluirá la forma de transferir llamadas, cómo acceder a los mensajes de voz y cómo utilizar las opciones de personalización de llamadas.
Este último paso para la mayoría de empresas que no conocen nuestros servicios, es uno de los más esquivados a la hora de la verdad, muchas veces por no querer invertir en tus trabajadores o en quizá alguna empresa externa. Luego las consecuencias que tiene pueden llegar a ser peores, haciendo que la propia centralita virtual no funcione correctamente, o que no resulte tan eficiente como se esperaba.
Por eso podemos asegurarte, que, si lo dejas en nuestras manos, no va a haber ningún tipo de problema.
En conclusión, las centralitas virtuales son un tema que puede parecer complejo, pero que a base de buscar información y valorar si conviene o no implantarla en tu empresa, es una solución moderna y rentable para la gestión de comunicaciones empresariales.